Quando o assunto é o cartão ponto de uma empresa, todo cuidado é imprescindível. Os registros de entrada e saída precisam ser feitos pelo funcionário com a maior exatidão possível. Todavia, esquecimentos ou marcações duplicadas e incorretas podem ocorrer, o que significa mais trabalho: para o colaborador que está com o registro falho e para o setor de Recursos Humanos, que precisa fazer as devidas conferências e correções.
É um processo burocrático: não basta informar o equívoco (quando o colaborador sabe que deixou de fazer o registro). É necessário formalizar o horário que chegou ou saiu da empresa, por meio de um documento que deve ser assinado por ele e pelo gestor imediato.
Todo esse procedimento, para muitos funcionários, é motivo de tensão, afinal, é uma preocupação diária. Sem falar que para o RH também é uma tarefa complicada, pois sempre tem um ou outro funcionário que esquece de registrar seus horários. Conforme o número de funcionários aumenta, o problema também fica maior.
Em meio a essa situação, surge a dúvida: _x0093_Existe uma forma fácil de resolver o problema?_x0094_. Neste artigo vamos responder essa questão, explicando como facilitar essa área tão importante e, ao mesmo tempo, problemática de uma empresa. Confira!
Como administrar o ponto na empresa de uma maneira mais simples?
Antes de mais nada, é preciso saber que existem três formas de gerenciar o cartão ponto. O primeiro é o modelo manual, em que o trabalhador anota em um cartão ou ficha de ponto em papel os horários de entrada, saída, bem como os intervalos para refeição e descanso. Esse modelo exige dos profissionais de RH muito trabalho para aferição manual das referidas horas, bem como a interpretação das letras e números utilizados.
O segundo é o modelo mecânico ou cartográfico, no qual o trabalhador insere o tradicional cartão ponto (papelão) no relógio, escolhe manualmente qual é o tipo de registro para aquele horário (entradasaídarefeição) e o relógio mecânico imprime o referido horário no cartão ponto. Esta forma de gerenciamento também demanda muitas horas de trabalho, para aferição de ponto, por meio do preenchimento de planilhas e ajustes de fórmulas.
O terceiro e mais conhecido é o modelo eletrônico. O método mais tradicional é a utilização do relógio ponto eletrônico (REP), aquele equipamento que fica na parede das empresas, nos quais os funcionários podem registrar seus horários de entrada e saída por biometria, senha ou cartão. Esse é o mais comum nas empresas, mas muitas pessoas não conhecem uma outra forma que já está no mercado e otimiza muito mais o tempo e reduz os gastos.
Esse sistema inovador é o Autoatendimento, que pode facilitar muito a vida dos funcionários e também do setor de Recursos Humanos. Diferente do relógio eletrônico, esse sistema permite que o trabalhador registre seu ponto via mobile, utilizando o próprio smartphone ou tablet, com registro por geolocalização (endereço da marcação).
Praticidade e economia: colaboradores que realizam atividades externas, que estão em viagem ou em home office, também podem fazer o registro dos intervalos, entradas e saídas facilmente. Assim, evita o preenchimento de diversos relatórios para justificar a falta do registro do ponto na empresa ou comprovar que fez o intervalo corretamente. O sistema permite também a delimitação de um perímetro de marcação. Assim, para utilização por colaboradores internos, a empresa tem a garantia de que o registro do horário de trabalho será feito na área da empresa.
A Funcional Consultoria, possui uma vertical trabalhista, contando com uma tecnologia de ponto eletrônico e autoatendimento (BPO de Folha de Pagamento) desenvolvida pela LG lugar de gente.
A solução web permite gerenciar de forma eficaz o controle de ponto da sua empresa. Com o sistema autoatendimento, é possível administrar de forma prática a jornada de trabalho do colaborador. Além disso, o funcionário tem acesso aos registros e comprovantes das marcações no próprio celular, podendo por ali mesmo verificar a falta de marcação ou fazer a justificativa quando houver a falta. Tudo isso na palma da mão!
Como usar o ponto para diminuir os gastos?
Uma das reclamações mais frequentes do setor de RH das empresas são os detalhes que precisam ser solucionados e tomam tempo. Imagine que sua empresa tem 300 funcionários e metade esqueceu de registrar o ponto em alguns dias do mês.
Esse detalhe demandará um tempo expressivo do setor para fazer o levantamento das horas incorretas, entrar em contato com os colaboradores ou gestores, validar se foram faltas ou realmente esquecimentos e realizar as correções no sistema.
Com o autoatendimento, isso poderá ser resolvido pela internet, com a participação dos gestores e colabores no processo de gestão da jornada de trabalho. Assim, o setor de RH poderá direcionar seus esforços em outras áreas, otimizando o serviço com tarefas operacionais, permitindo que o foco do negócio seja direcionado para questões mais estratégicas.
Outro ponto que podemos destacar é a diminuição dos custos fixos. Por se tratar de uma solução online, o sistema pode ser baixado em celulares e em outros aparelhos móveis. Essa forma de controle pode diminuir os custos com energia elétrica, aquisição e manutenção de relógios ponto, bobinas de comprovantes de marcação, papéis e formulários de justificativas manuais, por exemplo.
A principal redução de custos está em deixar de imprimir mensalmente os espelhos de cartão ponto, colher assinaturas dos trabalhadores e realizar a organização e arquivamento das informações.
Como cuidar do ponto de forma rápida e eficiente?
Adotando a solução de BPO de Folha de Pagamento, a empresa pode visualizar os atrasos, faltas, horas extras e realizar a gestão de forma mais eficiente. A solução diminui erros em folha de pagamento, impede pagamentos indevidos, além de gerar respaldo jurídico à empresa, com o registro de toda a frequência do trabalhador. A Funcional garante contratualmente para os clientes a segurança jurídica na utilização desses recursos.
Além dos benefícios para a empresa, o autoatendimento permite que o próprio colaborador tenha o controle de ponto na palma da sua mão, com a segurança de não haver erro no horário de trabalho do colaborador e que ele receberá pela jornada de trabalho feita, podendo consultar e gerar relatórios a qualquer momento. Assim, também ficará respaldado juridicamente.
Ou seja, uma empresa que passa a contar com uma solução de BPO de Folha de Pagamento pode ganhar em produtividade e engajamento das equipes, redução de custos com eliminação de tarefas manuais, mais transparência, obtém compliance e segurança da informação, o que promove economia de tempo e dinheiro.
Vale a pena investir!