Estar insatisfeito com o recebimento de suas demonstrações contábeis e não saber como seu negócio é apresentado ao Fisco e à stakeholders é uma realidade enfrentada por muitos empresários.
Frequentemente gestores têm dificuldade para identificar estes problemas, fazendo com que demorem demais a tomar a decisão de trocar o contador.
Isso porque existem diversos aspectos a serem considerados antes de realizar uma mudança importante como esta. Afinal é a vida econômicafinanceira de sua organização que está em jogo.
Entretanto, como qualquer relação comercial, existe aquele que contrata e paga pelo trabalho e o contratado que recebe pela prestação do serviço. Portanto, se um dos lados está descontente, a quebra de contrato é uma saída a ser considerada.
E para avaliar o trabalho do contador, até porque em muitos casos a culpa não é dele, ou somente dele, o empresário deve considerar alguns fatores:
- Como os tributos estão sendo apurados? Você sabe se sua empresa está com a tributação adequada para o tipo de atividade que realiza? Qual o seu nível de confiabilidade nas informações que o contador envia para o fisco? Sabia que o prazo para fiscalização é de 5 anos?
- A carga tributária brasileira é uma das mais elevadas do mundo, equivalendo ao aproximado de 33,1% do PIB nacional. Além disso, ela é muito complexa, já que, em média, a cada dia útil, 46 novas regras tributárias são publicadas.
- E os Demonstrativos Contábeis? Você já recebeu algum? Estes documentos evidenciam a vida econômicafinanceira da sua empresa a Fornecedores, Bancos e Linhas de Crédito. Qual será a percepção deles sobre o seu negócio?
- E por fim, mas não menos importante: seu contador já explicou de forma clara o que o seu Balanço Patrimonial está dizendo sobre sua empresa?
- Quais cláusulas estão inseridas em contrato?
- Qual o prazo de vencimento do vínculo?
- Existe alguma multa prevista em caso de quebra contratual?
- Contrato social e alterações (se tiver);
- Documentos dos sócios (RG, CPF, comprovante de residência);
- Procuração na Receita Federal (para o certificado digital);
- Extratos bancários desde a abertura da empresa;
- Último balancete da empresa;
- Notas fiscais recebidas dos fornecedores;
- Comprovantes de pagamentos;
- Notas fiscais de despesas gerais (material, manutenção de equipamentos, aluguel, reformas, água, luz, internet, telefone e outros documentos financeiros);
- Recibos de pagamento aos funcionários assinados, vale transportes, férias, rescisão;
- Comprovante de pagamento de impostos (FGTS, INSS, DARF, ISS);
- Relação de empréstimos bancários, caso a empresa tenha.
Através da troca de documentações, o novo contador fica por dentro da situação da empresa e já pode começar a trabalhar.
Conclusão
O processo de transição entre um serviço e outro sempre causa um trauma no fluxo de uma empresa. Adequar-se a um novo estilo de trabalho e comunicação nem sempre é simples.
As dicas apresentadas no conteúdo têm como objetivo descomplicar a substituição e facilitar o entendimento do novo serviço para gestores e colaboradores.
Além de segui-las, é muito importante fazer uma pesquisa minuciosa e conversar com os outros escritórios de contabilidade a fim de ter o máximo de informações possível para tomar a decisão que será melhor para o crescimento da empresa.
Caso o seu negócio esteja tendo dificuldades com o atual contador e necessite da ajuda de um especialista, não hesite em entrar em contato com a nossa equipe para que possamos ajudar.
Responsável técnico: Rogério Garcia Vieira PR-055006O-0
As respostas para estas perguntas irão ajudar o gestor a tomar uma atitude mais assertiva sem prejudicar o próprio negócio.
Antes de mudar um processo ao qual todos já estão estabelecidos e acostumados, é preciso deixar tudo bem organizado e a análise do atual contrato é fundamental para que isso ocorra.
O levantamento das pendências fiscais ajuda na transição
Em paralelo a revisão do contrato, faça uma solicitação ao atual contador para que ele prepare um relatório com todas as pendências fiscais que precisam ser analisadas e resolvidas.
Entretanto, trate o assunto com a maior descrição possível para que não haja nenhum atrito entre empresas. Não existe momento certo para anunciar a decisão, apesar disso, é recomendado fazê-la quando tudo for definitivo.
Na grande maioria dos casos, é importante avaliar a situação fiscal dos últimos cinco anos e analisar se o trabalho contábil esteve dentro da legalidade. Essa é uma forma de proteger o negócio de qualquer problema com o fisco.
Caso tudo esteja dentro dos conformes, uma possível transição de contadores é facilitada, assim como a inserção de um novo processo.
Confirme o envio dos documentos para o novo contador
Essa parte geralmente é resolvida com o envio do Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica entre os contadores. Além de todos os documentos necessários para a prestação do serviço, o termo determina o período em que as obrigações com a contabilidade de uma empresa são de um contador ou de outro.
Contudo mesmo que haja a troca de arquivos entre os prestadores de serviço, é importante certificar o envio dos seguintes documentos:
Pense nos pontos citados acima. Eles irão te ajudar a tomar a decisão de buscar ou não outro contador. Todavia, para que a troca não afete a sua empresa é preciso que haja um planejamento sobre quais passos devem ser seguidos. Por isso, separamos algumas dicas de como trocar o contador sem que a mudança afete tanto sua empresa.
Antes de qualquer coisa, revise o contrato em vigor
Para resolver um problema, não é preciso gerar outro. Por isso, antes de mudar o prestador de serviço, é preciso analisar o contrato em que a empresa está vinculada.
Alguns questionamentos a serem levantados são: