Tecnologia para reduzir custos e melhorar a gestão

Saindo do senso comum

As empresas brasileiras precisam a cada dia superar desafios de toda ordem para alcançar resultados. Mas, as que obtêm sucesso não tiveram (apenas) sorte.

Elas foram além do campo do senso comum, que as mantêm condicionadas aos problemas. Essas organizações conseguiram visualizar novos cenários para superar barreiras. Ou seja, diante de uma adversidade, encontraram oportunidades.

Sabemos que os obstáculos não são poucos. Por isso, elencamos os mais comuns a todos os segmentos de negócios:

• aumento da competitividade;
• novos concorrentes que surgem em uma velocidade extraordinária;
• dinâmica de mercado consumidor mais exigente e com mais opções de escolha – tanto em produtos quanto em serviços;
• redução das margens de lucro;
• medição e gestão de custos e despesas;
• instabilidade política, que gera insegurança para investimentos de médio e longo prazo.

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  E, como se esses desafios não fossem suficientes, temos ainda outros fatores, não menos importantes, que dificultam de sobremaneira o dia a dia nas empresas:

  • elevada carga tributária;

    complexa legislação fiscal (federal e estadual).

    Além disso tudo que apontamos, é preciso ainda estar com o _x0091_radar ligado_x0092_ para as inovações tecnológicas.

    Soluções tecnológicas e eficiência tributária

    As autoridades fiscais no Brasil têm investido pesado em tecnologia para facilitar a fiscalização e arrecadar tributos. Uma forma, também, de organizar o caos legislativo da área tributária em ambientes de softwares que se fundamentam em lógica.

    E a tão esperada reforma tributária?

    Veja, não podemos simplesmente esperar a boa vontade política. Há anos a reforma vem sendo estudada e estruturada e, mesmo assim, a melhora no sistema tributário ainda é incerta.

    É aí que surge às empresas a intrínseca e necessária pró-atividade. Em um cenário no qual as autoridades fiscais e as empresas buscam absorver as novas tecnologias para cumprir os seus objetivos, ser eficiente somente em áreas como produção e vendas não é o bastante.

    Grande volume de dados: como fazer um trabalho consistente diante de um elevado nível de complexidade?

    Ter foco no correto enquadramento das operações de compras e vendas, bem como na sua correta escrituração, é o primeiro passo.

    Estamos em um momento de transição tecnológica em várias áreas da nossa sociedade. Isso significa que não bastará, apenas, ter bons profissionais em seus quadros de funcionários.

    

    Mais que isso: é  imprescindível dispor de ferramentas adequadas de trabalho, à altura do nível de qualidade exigido pelo mercado. Na área fiscal isso é realidade.

    Quando a empresa não avança tecnologicamente, corre o risco de deixar seus resultados nas mãos do governo, desnecessariamente. Mais que isso, quando realiza negócios mal documentados e declarados, se expõe a riscos de fiscalizações e de autuações fiscais elevadíssimas.

    Como consequência, entra em embates judiciais longos, custosos e com baixa probabilidade de êxito, devido à negligência de investimentos em ferramentas de inteligência e automação tributária.

     

    Pró-atividade na área fiscal: questão de sobrevivência e sustentabilidade

    Os negócios podem e, eu diria, têm o dever de absorver a crescente oferta de tecnologias. Elas são desenvolvidas por empresas que conhecem a fundo o exótico sistema tributário brasileiro.

    Essas ferramentas surgem para inserir automação e inteligência nos processos fiscais e para aumentar os níveis de compliance.

    Dessa forma, impedem prejuízos no recolhimento de impostos, principalmente de ICMS e PisCofins.

    Como? As ferramentas digitais permitem resolver o problema na raiz, ou seja, ao se apropriar de créditos sobre compras corretamente e reduz o risco da formação de passivos tributários pela incorreta definição dos mesmos impostos incidentes sobre as vendas.

    

    Neste artigo vamos destacar algumas ferramentas indispensáveis nesse processo. Confira a lista:

    1 – Sistema de monitoramento de download de NF-e e CT-e

    Estas ferramentas auxiliam basicamente nas seguintes validações:

    • Se a empresa, de fato, realizou as compras e, se positivo, verificar se as compras estão de acordo com a negociação;
    • Se a tributação e a codificação estão de acordo com a legislação vigente, antes mesmo da mercadoria chegar ao estoque da empresa;
    • Fazer o arquivo digital das notas fiscais eletrônicas (XML), procedimento obrigatório definido na legislação.

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      2 – Software com módulos preparados para fazer o lançamento das notas fiscais de entrada através de importação de XML

      Já é uma tecnologia amplamente ofertada por softwares de gestão para os módulos de lançamentos de notas fiscais de entrada de mercadorias através da importação de XML.

      Dispõe de opções de parametrização de produtos relacionados a fornecedores, com a tributação previamente definida conforme a interpretação do adquirente, com relação ao enquadramento tributário e às operações.

      Dessa forma, reduz drasticamente o tempo de lançamento de notas fiscais e o risco de erro humano na inclusão dos dados no sistema, o que alimentará as apurações fiscais.

      Também auxilia na validação de documentos emitidos por terceiros, antes da mercadoria ser registrada em seu estoque e revendida ou consumida no processo produtivo.

       

      3 – Sistema de monitoramento de tributação de produtos

      São sistemas que possuem um banco de dados constantemente atualizados com a legislação fiscal e enquadramentos das operações.

      Servem para agilizar a pesquisa e definição da tributação e, na sequência, para monitorar as alterações da legislação aplicável às operações cadastradas, utilizando parâmetros como:

      • Estado de origem e destino;
      • NCM, volumetria e composição;
      • Enquadramento tributário do remetente e do destinatário;
      • Forma de utilização do produto pelo destinatário, entre outros dados que a legislação trata como variáveis para definição da tributação.

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        4 – Sistema de auditoria e cruzamento de obrigações acessórias

        Este tipo de sistema faz a validação das informações das obrigações acessórias, com foco na codificação dos registros dos documentos e apurações.

        Também faz o cruzamento de dados comuns entre as duas ou mais declarações, buscando a coerência de informações enviadas por declarações diferentes, mas que tenham a mesma natureza.

        Por exemplo, um produto de alíquota 0 de PIS e Cofins, que deveria ser informado com a CST 06 (Operação tributável à alíquota 0) pode estar no Sped Contribuições com a CST 01 (Operação tributável com alíquota básica).

        Outro exemplo seria informar um faturamento de:

        • R$ 5.000.000,00 Sped Fiscal;
        • R$ 5.200.000,00 Sped Contribuições;
        • R$ 5.350.000,00 Sped Contábil;
        • R$ 4.950.000,00 Sped ECF (IRPJCSLL).

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          Acredite, inconsistências dessa natureza são mais comuns do que se imagina. Ocorre que as informações fiscais são geradas de formas diferentes, ainda que originadas no mesmo sistema.

          Por isso, apenas as conferências manuais não são suficientes para tratar tamanho volume de dados.

          As consequências mais comuns para esses tipos de divergências são: formação de base de cálculos dos impostos inconsistente, que pode culminar em valores mais altos de tributos a pagar ou valores de impostos mais baixos, em desacordo com a legislação e em casos de auditoria, levantar suspeitas ao fisco.

           

          Confira os demais temas abordados na Semana da Contabilidade:

          Quando internalizar a contabilidade da empresa?

          Números não erram: sua gestão é baseada na contabilidade?

          Quem é o novo contador?

          Como a contabilidade evita desperdício de recursos nos negócios?

           

          Edivaldo Gonçalves, coordenador contábil e tributário na Funcional Consultoria